会議が終わるたびに議事録を作るのは、地味に時間がかかる作業です。参加者の発言を整理して、決定事項やネクストアクションをまとめて…と、30分の会議なのに議事録作成に1時間かかるなんてことも珍しくありません。
そんな議事録作成の負担を減らす手段になるのが、ChatGPTを活用した議事録の自動作成です。文字起こし済みのテキストをChatGPTに渡すだけで、要約・整形・フォーマット統一まで一気に処理してくれます。
この記事では、ChatGPTで議事録を自動作成する具体的な方法と、コピペですぐに使えるプロンプト例を紹介します。議事録作成を効率化したい方は、ぜひ参考にしてください。
ChatGPTで議事録を作成する全体の流れ
ChatGPTで議事録を作成する流れは、大きく分けて3つのステップです。
- 会議の音声を文字起こしする：録音データをテキスト化する
- ChatGPTに文字起こしテキストを渡す：プロンプトとセットで入力する
- 出力された議事録を確認・修正する：細かいニュアンスや固有名詞を修正する
ChatGPT単体では会議の録音はできないため、文字起こしは別のツールで行うのが基本です。ただし、macOSデスクトップアプリ版などには「record mode」（録音機能）が提供されており、対応プランであれば録音から議事録作成までChatGPT内で完結できる場合があります。対応プランや提供状況はOpenAIの公式ヘルプでご確認ください。
文字起こしの方法
議事録作成の最初のステップは、会議の音声をテキストにすることです。主な方法を紹介します。
方法1：Whisper（OpenAI）を使う
OpenAIが提供する音声認識モデル「Whisper」は、高精度な文字起こしが可能です。API経由で利用でき、日本語にも対応しています。無料で使えるオープンソース版もあるため、コストを抑えたい方にもおすすめです。
方法2：専用の文字起こしツールを使う
Rimo Voice、CLOVA Note、Otolioなどの文字起こしツールを使えば、音声ファイルをアップロードするだけで自動的にテキスト化されます。話者の分離（誰が話したか）にも対応しているツールが多く、議事録作成との相性が良いです。
方法3：Web会議ツールの文字起こし機能を使う
ZoomやMicrosoft Teamsには、会議中にリアルタイムで文字起こしを行う機能が搭載されています。会議終了後にテキストをダウンロードして、ChatGPTに渡すことができます。
文字起こしの精度が議事録の品質に直結します。マイクの品質を上げる、静かな環境で録音するといった工夫も大切です。
特に会議室で複数人の声を拾う場面では、PC内蔵マイクだと遠くの席の発言が潰れてしまいます。卓上に置く集音タイプのマイクに変えるだけで、文字起こしの取りこぼしが減ることも少なくありません。
コピペOK！議事録作成のプロンプト例
文字起こしテキストが準備できたら、以下のプロンプトとセットでChatGPTに入力しましょう。
基本の議事録プロンプト
「以下は会議の文字起こしテキストです。このテキストをもとに、次のフォーマットで議事録を作成してください。
【フォーマット】
■ 会議名：（推測して記載）
■ 日時：（推測して記載）
■ 参加者：（推測して記載）
■ アジェンダ：
■ 議論の要点：（各トピックごとに箇条書き）
■ 決定事項：
■ ネクストアクション：（担当者・期限を明記）
■ 備考：
注意事項：ケバ取り（えー、あのーなどの不要な言い回し）を行い、発言の意図を損なわないよう要約してください。」
簡潔にまとめたいときのプロンプト
「以下の会議テキストを、300文字以内で要約してください。決定事項とネクストアクションのみを箇条書きでまとめてください。」
上司への報告用プロンプト
「以下の会議テキストをもとに、上司への報告メール形式で議事録を作成してください。件名も付けてください。要点を簡潔にまとめ、ネクストアクションを明記してください。」
議事録の精度を上げるコツ
ChatGPTに議事録を作らせるとき、いくつかのコツを押さえるだけで出力の質が大きく変わります。
コツ1：参加者名を事前に伝える
文字起こしテキストの前に「参加者は田中、佐藤、鈴木の3名です」と伝えておくと、発言者の特定精度が上がります。
コツ2：会議の目的を伝える
「新商品のローンチ計画に関する会議です」のように目的を伝えることで、ChatGPTが重要なポイントを拾いやすくなります。
コツ3：出力後に追加質問する
一度出力された議事録に対して、「決定事項をもう少し詳しく書いて」「この部分の発言者は誰ですか」と追加で質問することで、精度を高められます。
コツ4：長い会議は分割して処理する
2時間を超えるような長い会議の場合、文字起こしテキストが非常に長くなります。ChatGPTの入力制限に引っかかる場合は、テキストを前半・後半に分けて処理し、最後に統合する方法が有効です。
長い会議ほど、後から「あの発言はどうだったか」を聞き直す場面が出てきます。PCとは別に手元で録音を残しておくと、文字起こしが崩れた箇所を音声で確認できて安心です。
会議の録音をスマホのアプリだけに任せるのが不安な場合は、録音専用のデバイスを使う方法もあります。PLAUD NOTEは、クレジットカードに近い大きさのAIボイスレコーダーで、公式サイトでは録音から文字起こし・要約までを1つの流れで扱えると案内されています。連続録音は最大30時間、文字起こしは112言語に対応するとの記載があります。本体の購入費とAIプランの費用が別にかかる点も含め、詳しくは公式サイトで確認できます。
文字起こしをNottaのAIに任せたい場合は、AIボイスレコーダーの「Notta Memo」もあります。通話録音と会議録音をスライドで切り替えられ、録音したあとはNottaのアプリで文字起こしと要約まで進められます。ChatGPTに渡す前のテキストを用意する手段のひとつです。
ChatGPTで議事録を作成する際の注意点
- 機密情報の取り扱い：会議内容に社外秘の情報が含まれる場合は、ChatGPTへの入力が社内規定に違反しないか確認しましょう。法人向けプランでは、データの扱いが個人向けと異なります。各プランの規約でご確認ください
- 固有名詞の確認：人名・社名・製品名などの固有名詞は、文字起こし段階で誤変換されることがあります。出力後に必ず確認してください
- ニュアンスの確認：ChatGPTは要約時に発言のニュアンスを変えてしまうことがあります。特に合意形成の過程や反対意見の扱いは、原文と照らし合わせて確認することが大切です
固有名詞や反対意見の扱いなど、確認の手間が大きくなりそうな会議は、文字起こしの段階から人の手に任せる方法もあります。コエラボは、ライターが聞き取って校正を経て納品する文字起こしサービスで、納品形式は原則Word形式です。費用と納期は音源の長さや選ぶ納期で変わるため、詳しくは公式サイトで確認できます。
GPTsを使った議事録作成の自動化
毎回同じフォーマットで議事録を作成するなら、GPTs（カスタムGPT）を使って専用の議事録作成ボットを作るのが効率的です。
GPTsの設定画面で、議事録のフォーマットや出力ルールをあらかじめ指定しておけば、文字起こしテキストを貼り付けるだけで、同じフォーマットの議事録を生成しやすくなります。チームで共有すれば、議事録のフォーマットも統一できて一石二鳥です。
議事録作成に役立つ関連ツール
ChatGPTと組み合わせて使うと、さらに効率が上がるツールを紹介します。
| ツール名 | 特徴 | 料金目安 |
|---|---|---|
| Otolio（旧スマート書記） | 文字起こし＋AI要約を一体化 | 有料（要問い合わせ） |
| Rimo Voice | 日本語特化の高精度文字起こし | 公式サイトで確認 |
| tl;dv | Zoom・Google Meetの録画＋文字起こし | 無料プランあり |
| Notta | リアルタイム文字起こし＋翻訳 | 無料プランあり |
文字起こしから議事録作成までを一貫して行いたい場合は、専用ツールの導入も検討してみてください。詳しくはOtolioの解説記事や、Rimo Voiceのガイドも参考になります。
表に挙げたツールのうち、Nottaを選択肢のひとつとして見るなら、ChatGPTに渡すテキストをどう取り出せるかが気になるところです。公式の料金ページでは、文字起こしデータのダウンロードはプレミアム以上の機能として載っており、無料のフリープランは1回につき3分までと案内されています。まず無料プランで自分の会議音声の認識のしかたを試し、プランごとの違いは公式サイトで確認してください。
よくある質問（Q&A）
Q. ChatGPTに音声ファイルを直接渡せますか？
ChatGPTでは、音声ファイルの扱いは機能やプランによって異なります。対応状況はOpenAIの公式ヘルプでご確認ください。また、長時間の音声ファイルの場合は処理に時間がかかるため、専用の文字起こしツールを使った方が効率的です。
Q. 英語の会議でも使えますか？
はい、ChatGPTは英語の文字起こしテキストからの議事録作成にも対応しています。「日本語で議事録を作成してください」と指示すれば、英語の会議内容を日本語の議事録に変換することも可能です。
Q. 無料プランでも議事録は作れますか？
無料プランでも議事録の作成は可能です。ただし、一度に入力できるテキスト量や利用回数に制限があるため、長い会議の議事録を作る場合はPlusプラン以上の利用をおすすめします。
Q. 議事録のテンプレートを毎回指定するのが面倒です。
ChatGPTの「カスタム指示」に議事録のフォーマットを登録しておけば、毎回プロンプトに含める必要がなくなります。また、GPTs（カスタムGPT）を作成して議事録専用のGPTを用意する方法もあります。
Q. ChatGPTが作った議事録をそのまま公式記録にしてもいいですか？
ChatGPTの出力はあくまで下書きとして扱うのが安全です。特に法的に重要な会議（取締役会や株主総会など）の議事録は、内容の正確性を人間が必ず確認し、責任者の承認を得た上で公式記録としてください。
Q. 複数の会議の議事録を一度に作れますか？
技術的には可能ですが、混乱を避けるために1回のチャットで1つの会議を処理することをおすすめします。複数の会議テキストを同時に入力すると、内容が混ざって出力される可能性があります。
議事録の品質チェックリスト
ChatGPTが出力した議事録を最終確認する際に使えるチェックリストです。
- 参加者名は正しいか
- 日時・場所に誤りはないか
- 決定事項が漏れなく記載されているか
- ネクストアクションに担当者と期限が明記されているか
- 発言のニュアンスが原文と乖離していないか
- 固有名詞（社名・製品名など）が正しく表記されているか
- 機密情報が適切に扱われているか
このチェックリストを毎回確認する習慣をつければ、議事録の品質を一定以上に保つことができます。
もう一段整った議事録を目指すなら、そもそも何を書き、何を落とすかの判断基準を知っておくと近道です。議事録の書き方を扱った実務書は、チェックリストの中身を自分の職場向けに作り替えるときの土台になります。
まとめ
ChatGPTを活用すれば、文字起こしテキストを貼り付けるだけで、フォーマットが整った議事録を短時間で作成できます。プロンプトに参加者情報や会議の目的を含めることで、出力の精度はさらに上がります。
ただし、固有名詞の誤りやニュアンスのずれは起こり得るため、出力後の確認は欠かせません。文字起こしツールとChatGPTを組み合わせて、議事録作成の効率化に取り組んでみてください。プロンプトの工夫についてはOtolioのプロンプト集も参考になります。
