社内マニュアルの作成は、地味ながらも非常に手間のかかる業務です。担当者によって書き方がバラバラになる、完成まで数日かかる、そもそも誰にも読まれないマニュアルになってしまう、といった悩みは多くの企業で共通しています。
ChatGPTを活用すれば、構成案の作成から文章の下書き、表現の統一、FAQの生成まで、マニュアル作りの多くの工程をAIがサポートしてくれます。作業の手間を減らせる場合があります（効果は内容や使い方によって異なります）。社員研修の教材作成にも応用できます。
この記事では、ChatGPTを使った社内マニュアル作成の具体的な手順とコツを、プロンプト例付きで解説していきます。完成したマニュアルの管理にはNotionのようなドキュメント管理ツールとの併用も選択肢です。
ChatGPTで社内マニュアルを作る5ステップ
いきなり「マニュアルを書いて」とChatGPTに依頼しても、実用的な出力は得にくくなります。5つのステップを踏むと、実用的なマニュアルを作りやすくなります。
ステップ1：マニュアルの目的と対象者を整理する
最初に行うべきは、「誰が」「どんな場面で」使うマニュアルなのかを明確にすることです。この情報をChatGPTに伝えると、出力が目的に沿いやすくなります。
あなたは社内マニュアル作成の専門家です。以下の条件で、経費精算マニュアルの構成案を作成してください。
・対象者：新入社員（ITリテラシーは標準的）
・利用場面：初めて経費精算を行うとき
・ページ数：A4で10ページ程度
・含めるべき内容：申請手順、承認フロー、よくあるNG例
ステップ2：構成案（目次）を生成する
いきなり本文を書かせるのではなく、まず目次を作らせましょう。構成がしっかりしていれば、本文も整えやすくなります。
ChatGPTが出してきた構成案を確認し、「この章は不要」「ここにトラブルシューティングを追加して」と修正を加えていく対話プロセスが重要です。なお、企業のDX推進全般については経済産業省DX推進ページ（www.meti.go.jp）も参考になります。
どんな構成が「読まれるマニュアル」になるのかは、テクニカルライティングの解説書に型がまとまっています。AIの構成案を評価する物差しとして持っておくと、修正指示が出しやすくなります。
ステップ3：セクションごとに本文を生成する
構成が固まったら、セクション単位で本文を生成していきます。一気に全部書かせるより、章ごとに分けて指示する方が内容を確認しやすいです。
先ほどの構成案の「第2章：経費精算の申請手順」を本文として書いてください。以下の条件で：
・です/ます調で統一
・各手順にはスクリーンショットを挿入する想定で「【図】」のプレースホルダーを入れる
・操作手順は番号付きリストで
・注意点はボックスで囲む想定で「【注意】」とマークする
ステップ4：FAQ・トラブルシューティングを自動生成する
マニュアルで意外と手間がかかるのがFAQセクションです。ChatGPTなら、本文の内容からありがちな疑問を予測してFAQ案を生成してくれます。
ここまでの経費精算マニュアルの内容をもとに、新入社員がつまずきそうなポイントをQ&A形式で10個作成してください。
ステップ5：表現を統一・校正する
最後に、全体の表現を統一します。「致します」と「いたします」が混在していたり、用語にブレがあったりする問題もChatGPTに任せられます。
以下のマニュアル全文を確認し、表記ゆれを修正してください。統一基準：「致します」→「いたします」、「下さい」→「ください」、「頂く」→「いただく」
ChatGPTでマニュアル作成するメリット・デメリット比較
| 項目 | 従来の手作業 | ChatGPT活用 |
|---|---|---|
| 作成時間（10ページ） | 内容や担当者による | 下書きの時間を短縮しやすい |
| 構成の質 | 担当者の経験に依存 | 構成案を提案してもらえる |
| 文章の統一感 | 担当者によってバラバラ | 一定のトーンで統一しやすい |
| FAQ作成 | ヒアリングが必要で手間 | 案を生成してもらえる |
| 更新作業 | 全体を見直す必要あり | 変更箇所を指示して更新案を作れる |
| 専門用語の正確性 | 担当者が確認 | AIの出力を人間が要チェック |
| 社内固有ルールの反映 | 担当者が把握 | 情報を与える必要あり |
下書きや構成はChatGPTに任せて、専門的な内容の確認や社内ルールの反映は人間が担当するという分担が考えられます。
この分担で作業すると、AIの出力と社内資料を突き合わせる時間が長くなります。画面を左右で使い分けられるサブモニターがあると、章ごとの確認がしやすくなります。
プロンプトテンプレート3選
テンプレート1：業務手順マニュアル
あなたは業務改善コンサルタントです。以下の業務手順について、新人にも分かりやすいマニュアルを作成してください。
【業務名】：（ここに記入）
【対象者】：（新入社員/中途社員/パートなど）
【前提条件】：（使用システム、必要な権限など）
【出力形式】：番号付き手順、各手順に所要時間の目安、注意点をマーク
テンプレート2：システム操作マニュアル
以下のシステムの操作マニュアルを作成してください。
【システム名】：（ここに記入）
【操作内容】：（ログイン〜データ出力まで）
【対象者】：ITに詳しくない一般社員
【形式】：ステップバイステップ、スクリーンショット挿入位置を【図】で示す、つまずきやすいポイントに【注意】マークを入れる
テンプレート3：マニュアル更新・改訂
以下の既存マニュアルを、最新の業務フローに合わせて更新してください。
【変更点】：（具体的な変更内容）
【変更理由】：（なぜ変わったのか）
【注意】：変更箇所は太字にし、「改訂」と注記を入れてください。変更のない部分はそのまま残してください。
ChatGPTで社員研修の教材を作成する方法については、以下の記事で解説しています。
ChatGPTでマニュアル作成する際の注意点5つ
注意点1：機密情報をそのまま入力しない
社内の機密情報や個人情報をChatGPTにそのまま入力するのは避けてください。ChatGPT BusinessやEnterpriseなどの法人向けプランでは、入力内容がモデルの学習に使われない扱いが公式に案内されています。無料プランやPlusプランでは設定の確認が必要です（最新の扱いは公式サイトで確認してください）。固有名詞をダミーに置き換えてから入力しましょう。
注意点2：出力をそのまま使わない
ChatGPTの出力はあくまで「下書き」です。社内の実情に合っているか、手順に間違いがないか、必ず人間がチェックしてください。特に数値や固有名詞は要確認です。
注意点3：社内用語やルールは事前に伝える
ChatGPTは一般的な表現で記述するため、社内独自の用語やルールがある場合はプロンプトで明示的に伝える必要があります。用語集を先に渡しておく方法があります。
注意点4：一度に大量の指示を出さない
「マニュアル全部書いて」と一度に指示すると内容が薄くなりがちです。章ごと、セクションごとに分けて指示するのがコツです。
注意点5：バージョン管理を忘れない
ChatGPTで生成したマニュアルは更新も簡単ですが、その分バージョン管理が重要になります。改訂日と変更箇所を必ず記録しておきましょう。
紙で配布するマニュアルなら、差し替えのきくA4バインダーに綴じておくと改訂のたびに全部を刷り直さずに済みます。
ChatGPT Businessプランの企業導入については、以下の記事で解説しています。
よくある質問（FAQ）
Q. 無料版のChatGPTでもマニュアル作成できますか？
A. できます。ただし、無料版は回数やモデルに制限がある場合があります。本格的に使う場合は、Plusなどの有料プランも選択肢になります。最新の条件は公式サイトで確認してください。
Q. 何ページくらいのマニュアルまで対応できますか？
A. 一度に入力できる文字量にはモデルごとに上限があります。長いマニュアルは、セクションごとに分けて作成する方法が現実的です。上限は更新されるため、公式サイトで確認してください。
Q. 図やスクリーンショットもChatGPTで作れますか？
A. ChatGPTの画像生成機能でイラストは生成できますが、社内システムのスクリーンショットは手動でキャプチャする必要があります。「ここに図を入れる」というプレースホルダーを出力させる方法があります。
Q. 他のAIツールとの違いは？
A. ChatGPTは、フォーマット指定に沿った出力を依頼しやすく、業務用ドキュメントの下書きに使いやすい特徴があります。ClaudeやGeminiなど他のAIツールにも同様の機能があるため、使い比べて選ぶ方法もあります。
Q. 社内で導入するには何から始めればよいですか？
A. まずは1つの部署で試験的に使ってみるのがおすすめです。簡単な業務手順書から始めて、使い勝手が確認できたら全社展開を検討する流れが考えられます。
社内マニュアルは、現場の担当者が口頭で説明している内容を文章にするところで手間がかかることがあります。説明を録音して文字起こしし、その文章をChatGPTでマニュアルの形に整える流れの材料づくりに、AIボイスレコーダーのPLAUD NOTEという選択肢があります。公式サイトによると、録音から文字起こし・要約までを一つの流れで扱え、112言語対応の文字起こしが案内されています。録音には説明する方の了承が前提となるため、詳しくは公式サイトで確認できます。
まとめ：ChatGPTで社内マニュアル作成を効率化しましょう
- 5ステップで進める：目的整理→構成案→本文生成→FAQ作成→校正
- セクション単位で指示すると、出力を確認しやすい
- 機密情報の取り扱いには注意する
- 出力はあくまで「下書き」。人間のチェックが欠かせない
- テンプレートを使えば、始めやすい
マニュアル作成という地味ながら重要な業務こそ、ChatGPTの力を借りて効率化を検討してみる価値があります。まずは1つ、簡単なマニュアルから試してみてください。
